Privacy Statement

SOFI-expertise is een samenwerkingsverband onder gemeenschappelijke rekening van Nederlandse universiteiten en KNAW. Wij  geven advies en verlenen diensten aan onze leden op het gebied van grensoverschrijdend werken (belastingen, sociale zekerheid, arbeidsrecht en immigratie). Om onze diensten zo goed mogelijk aan u te leveren, vragen wij in de Topdeskomgeving https://sofi-expertise.topdesk.net/ persoonsgegevens van u en uw medewerkers.

Bij de uitvoering van onze de diensten houden we ons aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de daaruit voortvloeiende regelgeving. Dit betekent onder andere dat we de persoonsgegevens van u en uw medewerkers vertrouwelijk behandelen en maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen. In dit Privacy Statement vertellen we u zo duidelijk mogelijk hoe we met uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw medewerkers omgaat.

Welke persoonsgegevens verzamelt SOFI-expertise en wat doen we met deze persoonsgegevens?

Voor de uitvoering van onze advisering en diensten worden persoonsgegevens verwerkt, die u direct of indirect aan ons heeft verstrekt. We  verzamelen de volgende persoonsgegevens:

  • Als u zich inschrijft voor de nieuwsbrief of aanmeldt voor de Topdesk Selfservice omgeving, verwerken we de persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt. Het betreft uw naam, e-mailadres en de universiteit waarvoor u werkt. Deze gegevens hebben we nodig voor het bezorgen van de nieuwsbrief of terbeschikkingstelling van informatie in onze Selfservice omgeving van Topdesk.
  • Als u zich aanmeldt voor een studiedag, verwerken we de persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt. Het betreft uw naam, e-mailadres en de universiteit waarvoor u werkt. We gebruiken deze gegevens voor de aanmelding voor, communicatie over en uitvoering van de studiedag.
  • Als u zich registreert als aanvrager in de Topdesk Selfservice omgeving voor het indienen van aanvragen voor de 30%-regeling of het indienen van helpdeskvragen, verwerken we de persoonsgegevens die u met uw registratie zelf aan ons verstrekt. Het betreft uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de (adresgegevens van de) universiteit en afdeling waarvoor u werkt. We gebruiken deze gegevens voor het uitvoeren van de diensten (het beoordelen voor aanvragen voor de 30%-regeling of belasting- en/of premieplicht en de terugkoppeling daarvan aan u als aanvrager).
  • Als ten behoeve van u een aanvraag voor de 30%-regeling bij SOFI-expertise wordt ingediend, verwerken we de persoonsgegevens die u (via uw werkgever) zelf aan ons verstrekt via de opdrachtovereenkomst. We verwerken gegevens die nodig zijn voor de beoordeling uw aanvraag voor de 30%-regeling. Het betreft de gegevens op het aanvraagformulier (zoals uw naam, adresgegevens en BSN), uw CV plus een kopie van uw arbeidsovereenkomst en paspoort. Indien dit voor de beoordeling noodzakelijk is, worden tevens de door u aangeleverde bewijstukken van uw woon en/of verblijfplaats, eerdere arbeidsovereenkomsten en een master- of PhD-diploma verwerkt.
  • Als de werkgever ons advies vraagt voor de beoordeling van de belasting- of sociale zekerheidsplicht, verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn voor dit advies en de beoordeling. Het betreft persoonsgegevens die (via uw werkgever) aan ons verstrekt zijn. Dit zijn de gegevens op het aanvraagformulier (zoals uw naam, adresgegevens en BSN) en de gegevens op het aanmeldingsformulier van uw universiteit (zoals looptijd en omvang arbeidsovereenkomst, functiegegevens en de plaats van de uitvoering van uw werkzaamheden).

Met wie deelt SOFI-expertise uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de uitvoering van onze diensten. De persoonsgegevens die we van werkgever of werknemers ontvangen worden niet met derden gedeeld, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van één van onze diensten:

  • Indien de persoonsgegevens aan ons zijn verstrekt in verband met deelname aan een studiedag, verstrekken we uw naam, e-mailadres en naam werkgever enkel en alleen aan overige deelnemers van de studiedag, indien u hier bij uw aanmelding expliciet toestemming voor heeft gegeven.
  • Indien u via uw werkgever persoonsgegevens aan ons verstrekt heeft in verband met een aanvraag voor toekenning van de 30%- regeling, verstrekken we de op grond van de afspraken met de Belastingdienst noodzakelijke persoonsgegevens aan de Belastingdienst. Op basis van de persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt, kan de Belastingdienst al dan niet een beschikking voor toepassing van de 30%-regeling toekennen.
  • Indien via de werkgever persoonsgegevens aan ons zijn verstrekt in verband met een beoordeling van uw sociale zekerheids- en/of belastingplicht, verstrekken we deze persoonsgegevens niet aan derden. Een uitzondering daarop geldt indien we voor een goede beoordeling van uw plichten de casus (en daarmee de persoonsgegevens) dienen voor te leggen aan de Belastingdienst. We verstrekken uw persoonsgegevens niet aan externe adviesbureaus zonder uw expliciete instemming of expliciet verzoek.

Vanzelfsprekend geldt dat SOFI-expertise niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk verstrekt aan derden. Als we uw persoonsgegevens aan derden verstrekken, gebeurt dat altijd in overeenstemming met dit Privacy Statement en zullen vooraf afspraken gemaakt worden met de externe partij over de verstrekking van uw persoonsgegevens.

 

Waar bewaart SOFI-expertise uw persoonsgegevens en hoe worden deze beschermd?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Uw persoonlijke gegevens worden bewaard op beveiligde servers. De persoonsgegevens van u en uw medewerkers die via de Topdesk Selfservice omgeving verstrekt worden, worden in diezelfde Topdesk database bewaard. Enkel de medewerkers van SOFI-expertise hebben toegang tot deze gegevens.

Hoe lang bewaart SOFI-expertise de persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt. We hanteren de volgende termijnen:

  • Indien u zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief of heeft aangemeld voor de Topdesk Selfservice omgeving, bewaren we uw persoonsgegevens tot het moment dat u uw instemming intrekt. U kunt zich te allen tijde uitschrijven of afmelden. Een verzoek hiertoe kunt u indienen via info@sofi-expertise.nl
  • Indien u aanvrager bent of ten behoeve van u een 30%-regeling een aanvraag is ingediend, bewaren we uw gegevens:
    • Bij afgifte van een toekennende beschikking door de Belastingdienst: conform de afspraken met de belastingdienst tot 7 jaar na het vervallen van het belang (einddatum beschikking 30%-bewijsregel).
    • Indien de aanvraag niet leidt tot een toekenning via sofi-expertise, of de belastingdienst wijst het verzoek af, gedurende 1 jaar na de laatste handeling in het dossier.
  • Indien u aanvrager bent of ten behoeve van u een beoordeling van de sociale zekerheids- en/of belastingplicht is ingediend, bewaren we deze gegevens gedurende 1 jaar na de laatste handeling in het dossier.

Rechten van betrokkenen

Verwerken wij persoonsgegevens van u? Dan heeft u een aantal rechten. Dit zijn het recht op inzage, het recht op rectificatie, het recht op vergetelheid, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, recht op bezwaar en het recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende identiteit. Meer informatie over deze rechten leest u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wenst u gebruik te maken van deze rechten? Neem dan contact op via info@sofi-expertise.nl

Contact

Heeft u nog vragen naar aanleiding van dit Privacy Statement? Neem dan contact op met ons via info@sofi-expertise.nl